1.
Introducción
El diagnóstico para la
formulación de la Política Nacional de la Educación Superior y
Técnico-Productivo del Perú, evidencia la situación actual del problema público
y la situación futura deseada de la educación superior y técnico-productiva
(MINEDU, 2020).
En el árbol de
problemas de la educación superior y técnico-productiva (ESTP), la población
con inadecuadas competencias para ejercer su profesión y desarrollar
investigación e innovación genera baja competitividad y desarrollo sostenible
del país, a raíz de las siguientes causas directas: bajo acceso de la población
a la ESTP, débil proceso formativo integral de la ESTP, débil articulación para
el aseguramiento de la calidad de la ESTP, y por último, insuficiente
movilización de recursos para asegurar la calidad y el desarrollo de la
investigación e innovación de la ESTP (MINEDU, 2020).
La
interrelación e interdependencia de las causas directas relacionadas con la
ESTP condiciona la operación de la institución de educación superior en
particular, inciden en su acceso, componentes, dirección y la interrelación con
su entorno. La cuestión es ¿Cómo de forma integral, la institución de educación
superior universitaria (IESU) debe enfrentar la problemática de la ESTP?
Asimismo, cabe
señalar que los procesos administrativos de la universidad en el Perú
evidencian una baja calificación en la satisfacción por parte de los
estudiantes y egresados; además, los resultados negativos fueron: “los trámites
generales” (15.2%), “la atención del personal administrativo” (19.8%), y
finalmente, “los procesos de matrícula e inscripciones de asignaturas” (28.3%)
(MINEDU, 2020). En base a ello, cabe preguntar ¿Qué sistema de gestión propio
de la institución de educación superior universitaria incrementaría el nivel de
satisfacción de los estudiantes universitarios y egresados?
El sistema de
gestión de una institución es el conjunto de componentes interrelacionados o
que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr
fines organizacionales. Cada institución u organización tiene una manera de
realizar sus actividades, es decir, su propio sistema de gestión para el logro
de sus fines, sin embargo, en algunas oportunidades son poco eficientes, en tal
caso, impera un motivo de diseño y mejora continua desde un enfoque sistémico.
Durante las
últimas décadas, el diseño organizacional desde el enfoque
sistémico-cibernético, ha experimentado un crecimiento considerable. Además, ha
interrelacionado con los diseños de sistemas de gestión.
La metodología
y diseño de sistemas ha surgido como un concepto y principios de razonamiento
para integrar la resolución de problemas de ingeniería tradicional con la
teoría de sistemas, la ciencia de la gestión, la teoría de decisiones del
comportamiento y los enfoques de planificación y diseño (Nadler, 1985). La
ingeniería de sistemas combina aspectos sistémicos y sistemáticos, evidencia la
práctica del pensamiento sistémico en el diseño de sistemas, su núcleo es la
consideración holística del ciclo de vida completo del sistema con un fuerte
enfoque en las primeras fases de desarrollo, como la identificación de las
necesidades de las partes interesadas (Bretz, Könemann, Anacker, &
Dumitrescu, 2020).
Durante
aproximadamente 40 años, se ha afirmado que la cibernética y el diseño tienen
mucho en común. Esto se expresó originalmente a través de criterios de
comunicación y mediante el uso de enfoques cibernéticos clásicos como métodos
de uso en el diseño. Hay una relación mucho más estrecha entre la cibernética y
el diseño, mediante la consideración de los desarrollos en cibernética que no
estaban disponibles hace 40 años (cibernética de segundo orden) y mediante el
examen de la actividad en el corazón del acto de diseño, mientras que muchos
intentos anteriores se han centrado en la investigación que es mucho más sobre
evaluación, prescripción y proscripción (Glanville, 2007).
Los
conocimientos generales de la (gestión) cibernética (por ejemplo, viabilidad,
atenuación y amplificación) pueden realizarse en las organizaciones mediante su
diseño estructural. Tener una estructura que permita a las organizaciones
atenuar y amplificar es una condición crucial para la viabilidad organizacional
(Vriens & Achterbergh, 2011).
El marco de
ideas basado en la cibernética organizacional y en especial el modelo de
sistema viable, no solo presenta una explicación detallada de los principios de
un sistema de educación superior viable, sino que también proporciona la base
para un rediseño completo que puede utilizarse para ayudar a la dirección de
las principales universidades a diagnosticar y mantener la viabilidad de sus
sistemas. El proceso de gestión de un sistema de educación superior es complejo
debido al problema de la burocracia y sus costos relacionados (Saeed Rezk &
Gamal, 2019).
El pensamiento
sistémico, según lo escrito y practicado por Russell Ackoff, C. West Churchman,
Peter Checkland y otros (Ackoff, 2006), (Churchman, 1995), (Checkland, 2019),
contenía muchos de los impulsos que motivan la aplicación de ideas de diseño a
la estrategia, la organización, la sociedad y la gestión. Ideas como involucrar
a un amplio conjunto de partes interesadas, ir más allá de las métricas y
cálculos simples, considerar opciones idealizadas y usar escenarios para
explorarlas, cambiar los límites para replantear los problemas, la iteración,
el uso liberal de diagramas e imágenes enriquecidas, y la búsqueda incansable
de una mejor un conjunto de alternativas estaban todas allí (Collopy, 2019).
Por otro lado,
la educación superior es fundamental para las sociedades por su responsabilidad
de crear y difundir conocimiento y contribuir al desarrollo comunitario
(UNESCO, 2017). La educación superior es la segunda etapa del sistema educativo
nacional y consolida la formación integral de las personas, “produce
conocimiento, desarrolla investigación e innovación y forma profesionales en el
más alto nivel de especialización y perfeccionamiento en todos los campos del
saber, el arte, la cultura, la ciencia y la tecnología, a fin de atender la
demanda de la sociedad y contribuir al desarrollo sostenible del país”, Art. 49
de la Ley 28044 , (MINEDU, 2003).
Una estrategia
para el diseño de sistema de gestión es abordada por el enfoque
sistémico-cibernético. El enfoque sistémico es una forma de pensar acerca del
sistema total y sus componentes. De hecho, puede ser bastante radical para
alguien pensar primero en el objetivo general y luego comenzar a describir el
sistema en términos de ese objetivo general. Además, hay algunos principios
para el “enfoque sistémico”: “1) El enfoque de sistemas comienza cuando primero
ves el mundo a través de los ojos de otro; 2) El enfoque de sistemas continúa
descubriendo que cada visión del mundo está terriblemente restringida; 3) No
hay expertos en el enfoque de sistemas; 4) El enfoque de sistemas no es una
mala idea” (Churchman, The systems approach, 1968). El enfoque sistémico
permite el acceso a lo complejo y lo admite sin desbaratar su integridad como
tal. Entonces, “ve la cosa en el juego de sus interrelaciones” (Flores &
Ludueña, 1983). El “enfoque sistémico”, es un marco de trabajo basado en la
teoría de sistemas y la cibernética. Este esfuerzo, proporciona un aparato
formal para tratar con sistemas complejos de todo tipo y, por lo tanto, es
adoptado cada vez más en muchos campos de investigación. La teoría de sistemas
y la cibernética también son reconocidas como un nuevo "lenguaje",
que permite la interacción sinérgica entre diferentes disciplinas, aumentando
así la posibilidad de intervenciones innovadoras y transdisciplinarias a
problemas complejos (Schwaninger, 2009). En su forma más avanzada, el “enfoque
sistémico” fomenta el empleo de una variedad de metodologías en combinación
para gestionar "desordenes" y "problemas perversos"
(Jackson, 2019) en las organizaciones y fenómenos complejos.
La Cibernética
Organizacional aplica los principios relacionados con la “Comunicación y el
Control” a las organizaciones, fue desarrollado por Stafford Beer (Beer, 1985).
Los aspectos resaltantes de su teoría son: el concepto de viabilidad, variedad,
Ley de Ashby y sus alcances, Teorema de “Conant-Ashby”, atenuación y
amplificación. En la Cibernética Organizacional hasta ahora ha habido un apoyo
metodológico limitado para hacer un uso efectivo de este conjunto de
conocimientos. El trabajo de Stafford Beer, en particular su libro
"Diagnóstico del sistema para organizaciones" publicado en 1985,
ofrece una guía para aplicar el modelo de sistema viable, pero no una
epistemología para comprender las organizaciones (Espejo & Reyes, 2011). La
Cibernética Organizacional es muy superior a las alternativas que normalmente
ofrece la teoría de la organización (clásica, relaciones humanas y contingentes),
además de ser capaz de dar sentido a los últimos hallazgos en teoría
organizacional e integrarlos en una herramienta de gestión aplicable. Su enorme
poder explicativo en comparación con el análisis habitual llevado a cabo en la
teoría de la organización reside en la ciencia de la cibernética y la
epistemología estructuralista en la que se basa. La teoría organizacional (al
menos la teoría basada en el positivismo) generalmente basa sus argumentos en
las relaciones observables entre fenómenos superficiales, mientras que la
cibernética puede explicar estas relaciones sobre la base de procesos
funcionales en el nivel profundo y estructural (Pérez Ríos, 2012). Del mismo
modo, Pérez Ríos (2012), explica la gran aplicación del “Modelo de Sistema
Viable” (MSV) en la Cibernética Organizacional. El MSV describe “las
condiciones necesarias y suficientes para que una organización sea viable.
Cuando éstas no se cumplen, las secuelas, según la gravedad de la privación, es
un desatinado funcionamiento e incluso el desvanecimiento de la organización.
El MSV intenta
brindar las condiciones necesarias y suficientes de viabilidad en la que el
sistema bajo estudio reconozca su propia identidad y, al hacerlo, invita ese
reconocimiento por parte de otros. Cualquier sistema es un fenómeno subjetivo,
reconocido y, en ese proceso, modificado por sus observadores, que se incluye a
sí mismo. Está incrustado en un entorno con el que interactúa todo el tiempo,
en los intercambios que interpretamos como modos de aprendizaje, de adaptación,
de evolución (Beer, 1990). Puesto en un lenguaje más figurativo, el MSV ayuda a
descifrar el "ADN" de las organizaciones, es decir, las
"funciones de vida" y los principios de gobierno que son necesarios
para que sean viables. Quien haya entendido el MSV descubrirá cuántos fenómenos
y procesos en las organizaciones pueden explicarse, y con qué rapidez y
profundidad son analizados los problemas de una organización y predecir las
consecuencias de las reorganizaciones y reestructuraciones.
Así, el
trabajo pretende abordar diferentes estrategias basados en el enfoque
sistémico-cibernético para diseñar el sistema de gestión en la institución de
educación superior universitaria, con varios niveles de intensidad, profundidad
y autenticidad entre los distintos subsistemas.
2.
Materiales
y métodos
El desarrollo de la
metodología de investigación es mediante el diseño sistémico – cibernético
(Beer, 1985), (Taipe Castro R., 2018).
La
investigación, al inicio, reflexiona un estudio sistémico-cibernético de la
institución, y luego, realiza el diseño del sistema organizativo.
El diseño
sistémico-cibernético, inicia con la descripción del desdoblamiento de
complejidad; luego, el diseño de autonomía y viabilidad, diseño del balance
interno, diseño del balance con el entorno, diseño del componente de identidad
y política organizacional; en seguida, el modelo del sistema viable, análisis
de funciones sistémicas, diseño de procesos agrupados en funciones sistémicas y
al final, el mapa de procesos (Taipe Castro R. M., 2009a), (Taipe Castro R. M.,
2009b), (Taipe Castro R. , 2009c).
El tipo de
investigación es Tecnológico aplicativo, el nivel de investigación es
explicativo, es decir, “está dirigido a responder por las causas de los eventos
y fenómenos bajo estudio; también, centra su propósito en explicar por qué
ocurre un fenómeno y en qué condiciones se manifiesta” (Hernández Sampieri,
Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2014, pág. 98).
El diseño de
investigación es un caso de estudio contemporáneo, mediante observador -
participante. El estudio de caso, según Vieytes (2004) citado por (Hurtado de
Barrera, 2010, pág. 737), los estudios de caso “consisten en recopilar e
interpretar detalladamente la mayor cantidad de información posible sobre una
persona, una institución, una empresa.” “El estudio de caso trata de adquirir
una comprensión relativamente completa de la unidad de análisis. La cual es
considerada holísticamente en lugar de indagar aspectos separados” (Hurtado de
Barrera, 2010, pág. 738).
3.
Resultados
y discusión
El diseño del sistema de
gestión mediante el enfoque sistémico cibernético evidencia el modelo del
sistema viable, diseño de procesos agrupados en funciones sistémicas y al
final, el mapa de procesos.
3.1.
Modelo de sistema viable de la Facultad de
Ingeniería
El modelo de sistema
viable de la Facultad de Ingeniería, explica la integración e interrelación de
los 5 sistemas, a saber: Sistema 1 (operación), Sistema 2 (coordinación),
Sistema 3 (Cohesión), Sistema 3* (Auditoría – Monitoreo), Sistema 4 (adaptación
– inteligencia) y Sistema 5 (identidad – política) (ver Fig. 1).
El modelo de
sistema viable, Figura 1, muestra el diseño de los 3 procesos misionales,
sistema 1 (representado por o), ellos son: Enseñanza -
Aprendizaje, Investigación, Extensión Cultural y Proyección Social, entre cada
uno de estos procesos misionales existe información, comunicación, insumos y
requerimientos detallados en el gráfico representado como una liga entre cada
proceso, esta “liga” es de color anaranjado. Cada proceso misional tiene su
respectivo entorno identificado, al que tienen que brindar su atención mediante
mecanismos atenuadores y amplificadores, a su vez cada proceso misional tiene
su respectiva gestión local (representado por ■) y su coordinación local
en íntima relación como la de compartir datos, indicadores de gestión,
requerimientos, cumplimiento de responsabilidades, esta información es llevada
a la coordinación central a través de mecanismos diseñados tales como la
Programación Académica, Jornadas de Investigación, Reuniones de difusión de
requerimientos de Extensión Cultural, Proyección Social y Transferencia
Tecnológica, mediante estos mecanismos se determinan consensos para dar
atención a las necesidades requeridas por cada proceso, así como también dan
cuenta de las metas que están alcanzando, toda esta información de forma
resumida es llevada a la Coordinación Central; también en el gráfico, el
sistema 2, estabilización y sincronización (representado por ▲), toma en cuenta la información brindada por cada uno de los procesos misionales
y las decisiones de coordinación para el logro de la viabilidad de la Facultad
mediante la Comisión de Estabilización y Sincronización. El sistema 3*,
auditoría y monitoreo (representado por ▼), este monitoreo es de
forma esporádica y no es punitiva, tiene la finalidad de ver por otros medios
no formales las causas de algunos indicadores ya sea favorable o desfavorable
para la Facultad, el sistema 3, cohesión (representado por ■), es el encargado de garantizar los insumos logísticos para llevar a cabo
un óptimo desarrollo de los procesos misionales, el sistema 4, Adaptación e
Inteligencia (representado por ■) es el encargado de velar por los
nuevos escenarios que van presentándose a la Facultad y proponer nuevos
métodos y metodologías para afrontar estos cambios del entorno y el Sistema 5,
Identidad y Política (representado por ■), es el sistema que
brinda la capacidad de seguir realizando las actividades acorde a la identidad
de la Facultad.
Figura 1. Modelo de sistema viable de Facultad (diseño)
3.2.
El diseño de procesos, agrupados en funciones
sistémicas
El Diseño de Procesos,
congregados en Funciones Sistémicas es de la siguiente forma:
· La función sistémica
misional, sistema 1, está compuesto por el Macroproceso de Formación Integral.
· La función sistémica de
estabilización y sincronización, sistema 2, está compuesto por el Proceso de
Estabilización y Sincronización.
· La función sistémica de
cohesión, sistema 3, está compuesto por: Proceso Talento Docente y
Administrativo, Proceso de Información y Referencia, Proceso de Gestión de la
Calidad y Acreditación, Proceso de Responsabilidad Social Universitaria y
Proceso de Gestión de Formación Integral.
· La función sistémica de
auditoria y monitoreo, sistema 3*, está compuesto por el Proceso de Auditoria y
Monitoreo.
· La función sistémica de
adaptación e inteligencia, sistema 4, está compuesto por el Proceso de
Adaptación e Inteligencia.
· La función sistémica de
identidad y política, sistema 5, está compuesto por el Proceso de Identidad y Política.
3.3.
Mapa de procesos de la Facultad
El mapa de procesos de la
Facultad de Ingeniería en el mismo sentido de sistema viable, tiene el
propósito brindar el servicio de formación profesional e investigación, a
través de la enseñanza aprendizaje, investigación, extensión cultural y
proyección social para coadyuvar al desarrollo regional y nacional. Para
cumplir dicho propósito desarrolla a su interior las seis funciones sistémicas
mediante tres macro procesos, denominados con respecto a los sistemas 1, 2, 3,
3*, 4, 5: Formación Integral (S1), Cohesión y Monitoreo (S2, S3, S3*) y
Dirección y Adaptación (S4 y S5) (ver Figura 2).
El Macro
proceso de Formación Integral, encargado de llevar a cabo los procesos para
cumplir el propósito de la Facultad, lo integran los procesos: Enseñanza –
Aprendizaje, Investigación, Extensión Cultural y Proyección Social.
El Macro
proceso de Cohesión y Monitoreo, encargado de llevar a cabo la negociación de
recursos, gestión del talento humano, planes operativos y directivas; además,
recoge información sobre el análisis misional y entrega informes de auditorías.
El Macro
proceso de Dirección y Adaptación, encargado de recibir del macro proceso de
cohesión y monitoreo la información del aquí y ahora de la Facultad, y por
parte del entorno las tendencias y novedades, como resultado de esta
interacción de información entrega estudios prospectivos. También es el
encargado de proporcionar la visión, misión y lineamientos de políticas para la
Facultad.
Figura 2. Mapa de procesos de la Facultad de Ingeniería
4.
Discusión
El diseño organizacional
mediante el enfoque sistémico-cibernético, por un lado, esclarece el sentido y
propósito de la organización, asimismo, el “ser organización”; por otro,
contribuye considerando en el diseño las seis funciones sistémicas: operación,
coordinación, cohesión, auditoría, adaptación, e identidad – política,
necesarias para la viabilidad de la organización. Sin embargo, la difusión y
utilidad del enfoque sistémico-cibernético está restringida en algunas organizaciones
y ámbitos académicos.
El sistema de
gestión son elementos interrelacionados que permiten desarrollar el “fin
organizacional”, es decir, es un despliegue formal de los “medios
organizacionales”. El sistema de gestión, casi siempre ha sido relacionado al
cumplimiento de requerimientos en base alguna norma ISO, ejemplo ISO 9001:2015,
dejando de lado el sentido y significado de la organización. El enfoque
sistémico-cibernético, insta y considera en forma seria el “ser organización”
con su característica compleja y sistémica, ello asegura, el diseño de su
sistema de gestión pertinente y en contexto.
5.
Conclusiones
El enfoque
sistémico-cibernético aborda la organización esclareciendo sus fines y medios
organizacionales deseables e idealizados. Ello incide en el diseño del sistema
de gestión propio y particular de la institución.
Enfatizar el
valor del diseño organizacional mediante el enfoque sistémico y la cibernética
organizacional, en específico el sistema de gestión basada en procesos, es
reiterar la aplicación de: la construcción del modelo del sistema viable,
análisis de funciones sistémicas, diseño de procesos agrupados en funciones
sistémicas y el mapa de procesos.
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Financiamiento
Ninguno.
Conflicto de
intereses
El artículo no presenta
conflicto de intereses.
Contribución de autores
Taipe-Castro, Robensoy:
Investigador y redactor del presente artículo.
0000-0001-7520-5703]1