Rev. Cient. Sist. Inform. 3(2), e521, doi: 10.51252/rcsi.v3i2.521
Artículo original
Original article
Jul-Dic, 2023
https://revistas.unsm.edu.pe/index.php/rcsi
e-ISSN: 2709-992X
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Sistema de información para la gestión documental en una
Facultad de Ingeniería
Information system for document management in the Faculty of Engineering
Aranda-Manchay, Heyner Ronaldo1*
García-Estrella, Cristian Werner1
1Universidad Nacional de San Martín, Tarapoto, Perú
Recibido: 21 Mar. 2023 | Aceptado: 12 Jun. 2023 | Publicado: 10 Jul. 2023
Autor de correspondencia*: hrarandam@alumno.unsm.edu.pe
Como citar este artículo: Aranda-Manchay, H. R. & García-Estrella, C. W. (2023). Sistema de información para la gestión documental en
una Facultad de Ingeniería. Revista Científica de Sistemas e Informática, 3(2), e521. https://doi.org/10.51252/rcsi.v3i2.521
RESUMEN
Ante el avance de la era tecnológica, el desarrollo de soluciones para automatizar procesos y ejecutar tareas
manuales en las actividades de oficina, ha surgido la idea de los sistemas de información orientados a los
documentos, una alternativa para administrar el flujo de la información de una organización, en ese sentido, el
artículo tuvo como objetivo determinar la influencia del sistema de información en la gestión documental de la
Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática de la Universidad Nacional de San Martín . Por ello, se realizó
un estudio aplicativo, de tipo experimental con un diseño preexperimental. Se aplicaron cuestionarios a un grupo
seleccionado en dos medidas diferentes de tiempo. El tratamiento de la información se llevó a cabo en el
programa estadístico de SPSS. Entre los resultados se destaca que el valor de la Sig. asintótica evaluada entre las
dos muestras, revela un p-valor de 0,000 menor al p-valor 0,05, reafirmando así que, existe una diferencia
significativa, por ende, se concluye que, el uso de un sistema de información influye significativamente en la
gestión documental de la Facultad de Ingeniaría de Sistemas e Informática. Asimismo, la aceptación del sistema
informático desarrollado tuvo una aceptación del 80%.
Palabras clave: aceptación; documento digital; organización; UML
ABSTRACT
In the face of the advancement of the technological era, the development of solutions to automate processes and
carry out manual tasks in office activities has given rise to the idea of document-oriented information systems,
an alternative for managing the flow of information within an organization. In this regard, the aim of the article
was to determine the influence of the information system on the document management of the Faculty of Systems
Engineering and Computer Science at the National University of San Martin. Therefore, an applied study was
conducted, specifically an experimental study with a pre-experimental design. Questionnaires were
administered to a selected group at two different time points. The information was processed using the statistical
program SPSS. Among the results, it is worth highlighting that the asymptotic significance value evaluated
between the two samples revealed a p-value of 0.000, which is lower than the significance level of 0.05. This
reaffirms that there is a significant difference, thus leading to the conclusion that the use of an information
system significantly influences the document management of the Faculty of Systems Engineering and Computer
Science. Additionally, the developed computer system was accepted by 80% of the users.
Keywords: acceptance; digital document; organization; UML
Aranda-Manchay, H. R. & García Estrella, C. W.
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1. INTRODUCCIÓN
Con el avance de la era tecnológica la gestión de documentos en instituciones públicas o privadas está
cambiando gracias a las tecnologías de comunicación e información; sin embargo, hay quienes aún utilizan
las formas de trabajo tradicional para desarrollar sus actividades. Entonces, la gestión documental según
Mena Mugica & Del Castillo Guevara (2018) puede afirmarse que viene a ser la capacidad de las
organizaciones para brindar información sobre sus actividades a base de herramientas normativas y
operativas que sea posible evaluar y analizar cualquier actividad administrativa ofreciendo una estructura
necesaria para el acceso y garantice la integridad de la información.
Por consiguiente, debemos entender qué es un sistema informático, de acuerdo con Berdik et al. (2021), es
un conjunto de elementos integrados por software, hardware, aplicaciones, almacenamiento y
comunicación, todas estas partes trabajando en conjunto para lograr un objetivo en común. Mientras que
Abrego Almazán et al. (2017), sostienen que los sistemas de información (SI) son uno de los componentes
más relevantes del entorno actual de negocios, que ofrecen grandes oportunidades de éxito para las
empresas, y cuentan con la capacidad de reunir, procesar, distribuir y compartir datos de forma oportuna
y de manera integrada.
Seguidamente, nacen los sistemas de gestión documental los cuales son capaces de administrar los
documentos digitales, según Fernando et al. (2019), es un sistema informático capaz de almacenar,
gestionar y rastrear documentos electrónicos de información de papel físico. Así pues Abidin & Husin,
(2018) mencionan que el sistema debe gestionarse de la mejor manera para garantizar el trabajo de
manera eficaz y más rápido en la organización.
Asimismo, Pereira et al. (2019) mencionan que el desarrollo del Sistema de Gestión Documental (SGD)
proporciona la gestión de todo el ciclo de vida de la información del documento abarcando los campos
asociados con la nueva tendencia de digitalización, esto permite el análisis de flujos de información no
estructurados y la creación de rutinas y métodos de trabajo en las organizaciones, mejorando su
desempeño. Por lo tanto, esto se debe a la rápida digitalización, donde muchas organizaciones
gubernamentales o privadas se han trasladado a plataformas en línea, donde es evidente que el proceso en
línea proporciona una experiencia conveniente tanto para el solicitante como para la agencia de
procesamiento (Sarang et al., 2022).
Según Artamonov et al. (2018), los SGD están diseñados para automatizar y combinar todos los procesos
que ocurren en una institución, empezando desde el punto más bajo, hasta terminar en la cúpula de la
empresa. Por lo tanto, es esta alta cúpula, en su mayoría de veces se trata de la gerencia o directorio de la
empresa, quienes deciden que incluir al momento de implementar o desarrollar un SGD, el cual debe contar
con todos los niveles de control de la institución (Deore et al., 2023).
En ese sentido, existen inconvenientes en la búsqueda o consulta de una información referente a un
documento y/o archivo específico, así mismo el deterioro de los medios que protegen a los documentos se
encuentran en mal estado, esto puede generar la pérdida del potencial físico de los documentos, lo que
conlleva a la pérdida del documento. Además, presenta deficiencias en la administración de sus procesos
para gestionar la información referente a solicitudes de documentos que realizan los alumnos, docentes,
oficinas u otros ya que dichos trámites deben realizarse de forma manual y conlleva un determinado
tiempo.
Por lo tanto, en el año 2018 la Presidencia del Consejo de Ministros de Perú emitió un decreto para poder
implementar un sistema de gestión documental, donde se garantiza trazabilidad, usabilidad, disponibilidad
e integridad del documento, los cuales deben tener un sistema de gestión documental al implementarlo,
estas características fueron aplicadas en el desarrollo del sistema informático.
En consecuencia, el objetivo de esta investigación es determinar si el sistema de información influye en la
gestión documental de la Facultad de Sistemas e Informática de la Universidad Nacional de San Martín,
Aranda-Manchay, H. R. & García Estrella, C. W.
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basándose en sus 4 procesos fundamentales que son: recepción, emisión, archivo y despacho, las cuales se
evidencian en el centro de estudio, para lo cual se desarrolló un sistema informático y fue puesto en prueba,
obteniendo los suficientes datos y poder procesarlos. Por ende, en esta investigación se busca dar una
solución mediante una herramienta informática.
2. MATERIALES Y MÉTODOS
2.1. Espacio de Estudio
La investigación se llevó a cabo en la Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática de la Universidad
Nacional de San Martín, en la ciudad de Tarapoto, provincia de San Martín, departamento de San Martín –
Perú.
En cuanto a la investigación, fue de tipo aplicada, porque se propuso una solución, basándose y aplicándose
los conocimientos y experiencia del investigador sobre el objeto del estudio (Sanca Tinta, 2011). Asimismo,
el nivel fue experimental, porque se trató de observar los efectos de la variable independiente sobre la
dependiente, la cual se basó en un enfoque cuantitativo, donde se aplicó un instrumento como método de
recolección de datos, en consecuencia, el diseño se expresó de tipo preexperimental debido a que se
manipuló una de las variables, se tomaron dos muestras y se aplicó una prueba de pre y post test a la
población seleccionada (Arias Odón, 2012).
2.2. Diseño y construcción del sistema de información
Para lograr el desarrollo del sistema de información, el cual sirve como producto de la investigación, se
utilizó una plantilla gratuita como base para las vistas (pantallas) y también fue el diseño elegido para el
sistema, se empleó la metodología de UML (Lenguaje Unificado de Modelado), para el modelo y cascada
como desarrollo, se tuvo en cuenta lo siguiente.
• Plantilla (Diseño): Vali Admin - A Free Bootstrap 4 Dashboard Template
• Lenguaje de Programación: PHP, JavaScript, JQuery, Ajax
• Base de Datos: PostgreSQL
• Servidor: XAMPP
Cabe mencionar que el estilo de programación fue bajo el patrón MVC (modelo vista controlador), el cual
según Sunardi & Suharjito (2019), se divide en tres componentes, el modelo representa el área lógica, la
vista contiene la interfaz y el controlador administra los cambios, el cual puede desarrollar sistemas
informáticos complejos y simples, además brinda seguridad, velocidad y ligereza. También se utilizó
PostgreSQL quien soporta transacciones SQL, control concurrente, ofreciendo características modernas
como consultas complejas, disparadores, vistas, integridad transaccional y la posibilidad de agregar
extensiones de tipo de datos, funciones, operadores y lenguajes de procedimiento (Viloria et al., 2019).
2.3. Recolección de Datos
La población del estudio se conformó por las secretarias y personal encargado de las oficinas
administrativas de la Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática, el cual hacen un total de 20
personas. Asimismo, al contar con un número limitado en la población, la muestra fue la misma, la cual está
dividida por personas de entre los 30-60 años, 12 mujeres y 8 varones.
El instrumento de recolección de datos fue puesto a la prueba de confiabilidad mediante la técnica
estadística de Alpha de Cronbach, a través de la aplicación de una prueba piloto a un grupo de 20 personas
que ejercen función en el tema en cuestión, lo cual resultó 0,828. Según Corral (2009), al ser superior a
0,61, el instrumento es fiable y puede ser aplicado.
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Seguidamente, se realizaron las encuestas de obtención de los datos en la etapa de pretest, luego de un
tiempo se realizó la de post test y la valoración del sistema, para lo cual los datos fueron pasados a tablas
de Excel y después fueron exportados al programa estadístico SPSS en su versión 26, para su análisis y
procesamiento.
3. RESULTADOS Y DISCUSIÓN
En efecto se logró construir e implementar el sistema de información de gestión documental, el cual
permite administrar el flujo documental y el rápido acceso a la información. A continuación, se muestran
algunas representaciones.
Figura 1. Lista de registros de un tipo de documento
Figura 2. Formulario de creación de un documento
Aranda-Manchay, H. R. & García Estrella, C. W.
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Figura 3. Resultado de documento creado
Además, el modelado del sistema se construyó bajo la tecnología UML (Lenguaje Unificado de Modelado),
en donde se aplicaron los principales diagramas, logrando evidenciar el funcionamiento del sistema. En
seguida, se presentan algunas figuras.
Figura 4. Diagrama de caso del negocio
Aranda-Manchay, H. R. & García Estrella, C. W.
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Por otra parte, los resultados obtenidos, aunque no fueron los esperados, solamente indican que este
producto tiene un gran radio de mejora para que a futuras entregas y en el momento en que se implemente,
funcione de la manera más agradable para aquellas personas que deban utilizarlo.
Figura 5. Diagrama de caso de uso de gestionar de documentos
Figura 6. Arquitectura técnica del sistema de información
La Figura 4, representa el modelo principal del negocio, muestra los actores y las acciones que puede
ejercer según su rol en el proceso de la gestión documental, la cual será representada en el sistema, la Figura
5 implica la interacción de los actores, procesos y acciones que se involucran en la gestión de documentos.
Finalmente, la Figura 6 evidencia la arquitectura técnica del sistema, es decir, con qué componentes fue
construido y cómo interactúan entre sí para el funcionamiento de este.
El sistema de información para la gestión documental, evidencia mejoras en la creación, recepción y
despacho de los documentos, los cuales se han representado en formato PDF y se puede imprimir,
descargar o enviar por correo, además brinda información fluida para los usuarios, de igual manera
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Fernando et al. (2019), mencionan que un sistema que se utiliza para almacenar, coordinar, recuperar y
compartir documentos de forma electrónica o imprimir en papel, el cual beneficia a la organización.
Tal como señala Ayaz & Yanartaş (2020), al manejar un sistema de gestión conlleva a la organización a
muchos beneficios, mejora la eficiencia y productividad, aumenta la calidad, reduce errores y costos. Para
Teubner et al. (2020) el objetivo principal de los sistemas de información es proporcionar información
relacionada con la tarea del usuario en función a sus actividades o procesos de producción. Por otro lado,
la decisión de implementar un sistema de gestión documental debe estar respaldada por los beneficios que
esta brindará a la organización, además que debe coincidir con la estrategia de TI (Sęk & Czarnowski, 2022).
A continuación, se realizó el análisis de estadística inferencial y se verificó el supuesto de la normalidad de
los datos mediante la prueba de Shapiro-Wilk para muestras menores de 30 elementos. El resultado fue no
normal, como se basa en una investigación preexperimental, se aplicó la prueba de Wilcoxon en su prueba
no paramétrica. Se consideró el nivel α (% error) 5% = 0,05; y si p-valor => α, los datos provienen de una
distribución normal; caso contrario, p-valor < α, los datos no provienen de una distribución normal.
Vistos los datos procesados en distribución normal en la Tabla 1, mediante la prueba de Shapiro-Wilk
(muestras menores a 30) el resultado se aprecia que los datos reflejan una distribución no normal, por
ende, se aplicó la prueba Wilcoxon.
Tabla 1.
Prueba de normalidad de los datos
Pruebas de normalidad
Kolmogorov-Smirnova
Shapiro-Wilk
Estadístico
gl
Sig.
Estadístico
gl
Sig.
pre_total
,293
20
,000
,821
20
,002
post_total
,339
20
,000
,761
20
,000
a. Corrección de significación de Lilliefors
Según la Tabla 2, se realizó la prueba estadística de diferencia de medias Wilcoxon, en su modalidad de
prueba no paramétrica para muestras relacionadas, entre la gestión documental de la facultad de ingeniería
de sistemas de la UNSM, antes y después de implementar el sistema de información, donde se evidencia la
significancia del resultado de la prueba, siendo este de 0,000 lo que quiere decir que, el uso del sistema de
información influye significativamente en la gestión documental.
Tabla 2.
Prueba de Wilcoxon
Estadísticos de pruebaa
post_total - pre_total
Z
-3,925b
Sig. asintótica(bilateral)
,000
a. Prueba de rangos con signo de Wilcoxon
b. Se basa en rangos negativos
Tabla 3.
Distribución de los datos con las dimensiones
Influencia
Antes
Después
fi
%
fi
%
Recepción
Escasa
3
15%
1
5%
Mediana
12
60%
1
5%
Significativa
5
25%
18
90%
Total
20
100%
20
100%
Emisión
Escasa
2
10%
1
5%
Aranda-Manchay, H. R. & García Estrella, C. W.
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Mediana
15
75%
2
10%
Significativa
3
15%
17
85%
Total
20
100%
20
100%
Archivo
Escasa
7
35%
0
0%
Mediana
11
55%
1
5%
Significativa
2
10%
19
95%
Total
20
100%
20
100%
Despacho
Escasa
6
30%
0
0%
Mediana
11
55%
5
25%
Significativa
3
15%
15
75%
Total
20
100%
20
100%
Según los datos presentados en la Tabla 3 y la Figura 7, se observan mejoras significativas en los procesos
de gestión documental al utilizar un sistema de información como herramienta. Estos resultados destacan
la influencia significativa de dicha herramienta en términos de eficiencia e influencia. Es evidente una
notable variación porcentual antes y después de la implementación, lo cual refuerza aún más la efectividad
del sistema.
Figura 7. Influencia del sistema en las dimensiones del estudio
Aranda-Manchay, H. R. & García Estrella, C. W.
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En cuanto a la valoración del sistema de información se realizó un test de este, en el cual se obtuvieron los
siguientes resultados.
Según la Figura 8, el 80% de los encuestados revela que el sistema les es útil y responde efectivamente,
mientras que para el 20% está de acuerdo con el sistema, sin embargo, sugiere algunas mejoras.
Figura 8. Aceptación en los procesos del sistema de información
Según la Figura 9, el 45% de los encuestados que revela que es muy bueno, el 40% bueno y el 15 regular,
esto se concluye que el sistema de información es aceptado por los usuarios ya que agiliza sus procesos
documentarios, una minoría afirma que puede mejorar sus procesos.
Figura 9. Aceptación del sistema de información
Los resultados evidencian diferencia entre el antes y después de utilizar un sistema de gestión documental,
al igual que otros autores evidencian mejoras al implementar un sistema informático como Pereira et al.
(2019), refieren que la demanda de la optimización de los procesos permite a una organización mejorar
ampliamente sus actividades archivísticas. Asimismo, Sarang et al. (2022), menciona que su sistema de
gestión documental es seguro y protegido, utilizando una red de seguridad, donde se prueba con éxito la
creación, verificación y uso de los documentos compartidos.
Casadesús de Mingo & Cerrillo-i-Martínez (2018) afirma que un sistema de gestión documental garantiza
la usabilidad y que permite el acceso a la información de forma inmediata, facilitando la comunicación con
Aranda-Manchay, H. R. & García Estrella, C. W.
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otras áreas. Dicha mención también hace énfasis en es la investigación y los resultados arrojaron que el
libre acceso a la información se garantiza. Por ende, Abidin & Husin (2018) considera que, el uso de la
tecnología de un sistema de gestión documental brindaría seguridad y accesibilidad, esto refiriéndose que
los participantes de su investigación prefieren un sistema electrónico porque es más fácil y eficiente al
compararlo con el manual.
Por otro lado, en cuanto a la aceptación de un sistema de información ligado a la gestión documental, según
Nizamuddin et al. (2019) radica en el que el sistema debe ser descentralizado, seguro y resistente, además
que garantice la correcta funcionalidad de los procesos de las actividades. Para ello según Abidin & Husin
(2018), en su investigación un 51,4% de los encuestados afirmaron que prefieren el uso de un sistema
electrónico de documentos, y que más del 90 % afirma que un sistema informático sería más fácil y eficiente
al momento de usarlo.
CONCLUSIONES
El uso de un sistema de información influye significativamente en la gestión documental de la Facultad de
Ingeniería de Sistemas e Informática de la Universidad Nacional de San Martín, donde se evidenció un nivel
de significancia (p-valor) igual a 0,000 siendo este p < 0,05, entonces el uso del sistema de información
influye significativamente en la gestión documental. Lo mismo pasa, en los procesos de la gestión
documental, los resultados evidencian diferencia significativa, en consecuencia, se afirma que el uso del
sistema de información influye en los respectivos procesos, optimizando y minimizando el tiempo de
recepción, emisión y despacho de un documento, logrando reducir el tiempo de estimación.
Se ha logrado diseñar, construir e implementar un sistema de información documental, basado en los
procesos documentales de recepción, emisión, archivo y despacho, este sistema de información fue
programado bajo el patrón de programación MVC en los lenguajes de JavaScript, JQuery y PHP, utilizando
una plantilla gratuita. El cual fue aceptado por un 80% de los usuarios en términos de proceso y un 85%
afirma que el sistema presentado es bueno para sus actividades. En consecuencia, un sistema de
información de gestión documental es aceptado por los usuarios en la actualidad, ya que vivimos en la era
tecnológica.
Del mismo modo, mediante un sistema de información descrito en la investigación, beneficiará a cualquier
institución que desee desarrollar o implementar un SGD, eso ayudará en términos de reducir drásticamente
el tiempo empleado en las actividades que permiten realizar los mismos procesos y mantener una
estructura de los documentos de la gestión documental, garantizando el acceso oportuno y resguardando
su integridad a lo largo de su tiempo de vida.
FINANCIAMIENTO
Universidad Nacional de San Martín, Concurso de Proyectos de Tesis de Pregrado, período 2022, mediante
Resolución N°623-2022-UNSM/CU-R.
CONFLICTO DE INTERESES
No existe ningún tipo de conflicto de interés relacionado con la materia del trabajo.
CONTRIBUCIÓN DE LOS AUTORES
Conceptualización: Aranda Manchay, H. R y García Estrella, C. W.
Curación de datos: Aranda Manchay, H. R y García Estrella, C. W.
Análisis formal: Aranda Manchay, H. R y García Estrella, C. W.
Adquisición de fondos: Aranda Manchay, H. R.
Investigación: Aranda Manchay, H. R.
Aranda-Manchay, H. R. & García Estrella, C. W.
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Administración del proyecto: Aranda Manchay, H. R y García Estrella, C. W.
Software: Aranda Manchay, H. R y García Estrella, C. W.
Supervisión: García Estrella, C. W.
Validación: García Estrella, C. W.
Visualización: García Estrella, C. W.
Redacción -borrador original: Aranda Manchay, H. R y García Estrella, C. W.
Redacción - revisión y edición: Aranda Manchay, H. R y García Estrella, C. W.
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