Citar
como: Calle Paz, I. I., & Valles Coral, M. A. (2021).
Dashboard digital para el monitoreo de indicadores y metas de los proyectos de
consultores San Martín E.I.R.L. Revista Científica De Sistemas E
Informática, 1(1), 24-36. https://doi.org/10.51252/rcsi.v1i1.94
Recibido: 15/11/2020
Revisado: 15/12/2020
Publicado: 31/01/2021
Dashboard digital para el
monitoreo de indicadores y metas de los proyectos de consultores San Martín
E.I.R.L.
Digital
dashboard for the monitoring of indicators and goals of consultores
San Martín E.I.R.L.
Calle Paz, Ibelicet Ixamar1[0000-0002-6830-5754] y Valles-Coral, Miguel Angell[0000-0002-8806-2892]
1Universidad Nacional de San Martín,Tarapoto,
Perú
ibixcpaz@gmail.com
Resumen. Cada día más las empresas, ya sean
pequeñas, medianas o grandes, necesitan el monitoreo de sus actividades, el
desempeño de cada trabajador y como llevan sus finanzas. El uso de herramientas
que lleven el monitoreo justamente de estos factores están
siendo requeridos, una de ellas es el Dashboard Digital como tal, puesto que
permite de manera táctica y operativa conocer el estado general de la empresa. Implantar un Dashboard Digital o Tablero
de Control, implica que reconozca y establezca cuáles son los indicadores
claves, analizar los factores en riesgo y tomar medidas y decisiones que
permitan obtener resultados óptimos y asegurar el desarrollo. En esta investigación se plantea demostrar
el uso del Dashboard Digital como herramienta para obtener resultados mediante
el monitoreo, ayude a tomar decisiones estratégicas, se identifique los riesgos
mientras a la par existan mejoras para la productividad, siendo estos pilares
importantes para garantizar la competitividad de una empresa. La puesta en marcha de esta solución fue
una meta muy significativa para la empresa puesto que otorgó una visión mucho
más amplia acerca de la labor que se lleva a cabo y del servicio que se otorga.
Esto permitió ver resultados mucho más concretos y analizables permitiendo a la
gerencia tomar decisiones precisas en momentos oportunos. Finalmente, se sugiere que las empresas
adopten estas herramientas, puesto que no solo obtendrán beneficios financieros
sino también beneficios competitivos y estratégicos que marcaran la calidad de
sus servicios y se posicionaran en un escalón más hacia el camino del éxito
empresarial.
Palabras Claves: dashboard
digital, indicadores, monitoreo, tablero de control, toma de decisiones
Abstract. Every day more companies,
whether small, medium or large, need to monitor their
activities, the performance of each worker and how they carry their finances.
The use of tools that take the monitoring of just these factors are being
required, one of them is the Digital Dashboard as such, since it allows tactically
and operationally to know the general state of the company. Implement a Digital
Dashboard or Control Board, implies that it recognizes and establishes which
are the key indicators, analyze the factors at risk and take measures and
decisions that allow to obtain optimal results and ensure the development. This
research aims to demonstrate the use of the Digital Dashboard as a tool to
obtain results through monitoring, help to make strategic decisions, identify
risks while at the same time there are improvements for productivity, these
pillars being important to guarantee the competitiveness of a company. The
implementation of this solution was a very significant
goal for the company since it gave a much broader vision about the work that is
carried out and the service that is granted. This allowed us to see much more
concrete and analyzable results, allowing management to make precise decisions
at opportune moments. Finally, it is suggested that companies adopt these
tools, since they will not only obtain financial benefits but also competitive
and strategic benefits that will mark the quality of their services and will
position themselves one step further towards the path of business success.
Keywords: control board, decision
making, digital dashboard, indicators, monitoring
La presente
investigación titulada Dashboard Digital para el monitoreo de indicadores y
metas de la empresa Consultores San Martin E.I.R.L., fue planteada según la
siguiente hipótesis ¿Con el uso de un Dashboard Digital se mejorará el
monitoreo de los indicadores y metas de los proyectos de Consultores San Martín?,
puesto que la empresa al contar con formatos donde se guardan los datos mas no
la información, éstos solo son utilizados para uso referencial, mas no como uso
informativo y que ayude en la toma de decisiones., lo que se requiere es hacer
uso de las herramientas de tecnologías de la información que hoy en día son
tomadas con mucho más valor en la gerencia de una empresa justamente para tomar
mejores decisiones y llevar un mejor control de los recursos que poseen, por
tal motivo se propuso contar con el uso de un Dashboard Digital.
Lo que se pretende es
dar solución a la problemática presente en la empresa Consultores San Martín
que viene acarreando desde muchos años atrás, que consta del deficiente
monitoreo con respecto a la elaboración de los proyectos, estos no son
entregados a tiempo por tener pendiente proyectos atrasados; el desempeño de
los trabajadores, si la labor ejercida es la adecuada, si la atención brindada
es efectiva; los pagos que en muchas ocasiones son obviados por no registrar
las fechas y los montos de cada proyecto, gastos que genera cada proyecto (conocer
si existe perdida o monto ganado).
La investigación presenta
tres capítulos los cuales se detallan a continuación: En el primer capítulo “Revisión
Bibliográfica” se detallan seis antecedentes de investigación, el marco teórico
que esclarece puntos importantes relacionados con el tema a desarrollar como
son definición de términos: monitoreo, indicadores, tipología de indicadores,
definición de Dashboard. En el segundo capítulo “Material y Métodos” donde se
especifica el universo y la muestra que son una variada cantidad de proyectos.
El tipo de diseño de investigación es Descriptivo - Comparativo, la cual se
basa en la medición y comparación de la variable respuesta antes y después de
la exposición del sujeto a la intervención experimental. Cuadros de excel se usaron en un inicio como instrumentos de medición,
las entrevistas y las encuestas fueron necesarias para el levantamiento de
información y para la obtención de resultados después de implantada la
herramienta. En el tercer capítulo “Resultados y Discusión”, se toma en
consideración la prueba de la hipótesis : “Con el uso del Dashboard Digital se
mejorará el monitoreo de los indicadores y metas de los proyectos de
Consultores San Martín E.I.R.L.”, se realizará la comprobación de ésta mediante
un estudio estadístico con los datos obtenidos mediante el uso de la
herramienta puesta en estudio, además mostramos los resultados obtenidos mediante el uso de reportes y
gráficos los cuales nos permiten tener una mejor forma de ver el manejo de la problemática
y que
Como últimos puntos
tenemos a las conclusiones y recomendaciones; en las conclusiones se pudo
esclarecer que oportunamente se pudo brindar una solución a la empresa,
logrando de esta manera que la herramienta Dashboard Digital sea óptima para
estos casos, además se puede concluir también que se tuvo un gran impacto
positivo con el uso de la metodología para construcción de Dashboard. Las
recomendaciones pretenden ser una fuente o guía de trabajo metodológico para la
empresa como así también para los lectores de este trabajo de investigación.
Revisión Bibliográfica
Terán
Tabango, (2015) En el trabajo de titulación
“Dashboard de Ventas y Módulo de Reporteo Web para la empresa Pinto S.A.
ubicada en la ciudad de Quito” tiene como conclusión lo siguiente: La solución
del “Dashboard de Ventas y Módulo de Reporteo Web para la Empresa Pinto S.A
ubicada en la ciudad de Quito”, permite a las áreas de la empresa
independizarse del departamento de sistemas, utilizando una interfaz de
aplicación fácil de usar en diferentes sitios o áreas de trabajo, el usuario
utiliza los servicios de: reporteo y Dashboard con el fin de generar
información que les sea de utilidad a los todos los usuarios del sistema.
Tejada Dussán,
(2015) en el proyecto de
investigación “Implementación Tablero de control de ventas POS para Nestle de
Colombia”, concluyen que: El tablero de control será una buena solución para
facilitar la gestión de los directores, al proveer una herramienta de
conocimiento del negocio, de fácil entendimiento, que muestre de una forma
resumida la labor que está desempeñando su fuerza de ventas y que a su vez
logre centrar sus esfuerzos en cumplir sus funciones básicas, objetivos
estratégicos y encaminarse a alcanzar su visión, sin tener que hacer esfuerzos
innecesarios orientados a dispendiosos controles de información. Con la
implementación del tablero de control de las ventas POS, se va a tener un
manejo más rápido, eficiente y oportuno de la información, haciendo posible que
las estrategias de negocio y las mejoras continuas puedan ser aplicadas dentro
de los tiempos de operación, lo que trae beneficios para dar cumplimiento con
su misión, dar los resultados esperados y que se cumplan las metas que se
planifican cada mes.
Mena Vargas,
(2017) en el proyecto de
titulación “Desarrollo e Implementación del módulo de admisión y medicina
general con reportería y tablero de control de citas para el sistema medico
integrado del policlínico Dra. Jenny Ayoví Corozo de la ciudad de Guayaquil” concluye
que: La visualización de un tablero de control de citas en el cual se indique
la especialidad, doctor, fecha/hora y estado, podrá ayudar a la gestión de las
citas médicas activas para el día en curso. Para desarrollar la solución de
inteligencia de negocios propuesta, se analizó dos metodologías reconocidas
como son Hefesto y Kimball.
Aucaylle Nieto
& Altamirano Condori, (2017) en el proyecto de tesis “ Impacto
del uso de un tablero de control de desempeño en seguridad y salud en el
trabajo para empresas contratistas, en el proyecto “Mejoras a la seguridad
energética del país y desarrollo del gasoducto Sur Peruano”, concluye con lo
siguiente: El uso del tablero de control para empresas contratistas impacta
positivamente en los indicadores de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo,
en el proyecto “Mejoras a la Seguridad Energética del País y Desarrollo del
Gasoducto Sur Peruano, 2016”.
Jara Muñoz, (2015) en la tesis “Implementación de
Tableros de Control SAP BO para los indicadores de operación de la división
minería y energía”, tiene como conclusión lo siguiente: La alta disponibilidad
de la información de Minería y Energía a través de la implementación de
tableros de control SAP BO garantiza un servicio disponible en todo momento,
permitiendo que el personal propio de la división y sus clientes puedan
realizar el análisis respectivo y tomar decisiones óptimas en sus procesos de
negocio.
Jara Rodriguez,
(2017) en la tesina
“Implementación de tablero de control de gestión para toma de decisiones en una
empresa de servicios generales” El tablero de control ubica los procesos de la
organización, de modo tal, que cada uno asume su importancia real y su peso
específico en el contexto de la organización, racionalizando la relación entre
las áreas con base en su trascendencia para el cumplimiento de la misión y el
logro de la visión.
Para este proyecto de
investigación se realizó un estudio de Diseño Descriptivo - Comparativo en la
cual se basa en la medición y comparación de la variable respuesta antes y
después de la exposición del sujeto a la intervención experimental.
Los pasos a
continuación presentados son parte de la metodología a utilizar.
Recopilación de Requisitos Plan Diseño Construcción y Validación Implementación Mantenimiento
Figura
1: Metodología para Creación del Dashboard
Plan, Recopilación de requisitos, diseño, y
Construcción y Validación
El presente proyecto se
inició con el primer punto llamado levantamiento de información, en este punto
se obtuvo información detallada del ciclo de vida que tiene un proyecto, desde
la contratación del servicio que brinda la empresa, así como el resultado que
provee a los usuarios que recurren a ella para obtener resultados y elaborar un
estudio final.
Como segundo punto se
hace referencia a la identificación de requisitos mediante las reuniones que se
tuvo con los representantes de la empresa Consultores San Martín, en pocas
palabras con el Gerente y el Asistente de Gerencia, para demostrar a detalle
cómo se encuentra la empresa con respecto a la problemática de monitoreo de los
procesos que contiene cada proyecto que se realiza, desde inicio, ejecución,
culminación hasta la entrega de informes finales. En este punto también se
llegó a identificar los indicadores, cuya identificación en la ejecución del
proyecto permitirá lograr objetivos cualitativos y cuantitativos para la
empresa, los Indicadores a monitorear están basados en el tiempo (¿Cuánto
tiempo conlleva realizar los proyectos?), eficiencia y eficacia del trabajador
(indicadores de actividad) e indicadores de estructura financiera (¿Cuánto es
la perdida financiera por aplazar un día más la elaboración de un proyecto?);
en lo referente a las metas es que cada proyecto a realizarse en la empresa sea
entregado en la fecha indicada y cumpliendo con las expectativas del cliente. Teniendo
a disposición la información recopilada en las entrevistas y reuniones con el
gerente, el asistente de gerencia, trabajadores y usuarios (clientes) se
prosiguió con la identificación de los datos más distinguidos que nos permitan
y ayuden a llevar a cabo el monitoreo en el proceso de construcción de los
proyectos solicitados a la empresa.
El siguiente paso fue
la creación del Dashboard Digital de acuerdo a los
indicadores que han sido identificados y de acuerdo al sistema transaccional
elaborado para el ingreso de datos. Estos indicadores son representados
mediante gráficos semicirculares y gráficos de barras; esto con el fin de
demostrar información concisa e importante al gerente de la empresa y este
pueda tomar decisiones o autoevaluar las situaciones en riesgo o con aquellas
que puedan variar el buen funcionamiento de la empresa.
Figura 2: Propuesta final
a)
Implementación de Front End
Los gráficos que se utilizaron para el desarrollo del
Dashboard fueron:
Gráficos
en Barras: El gráfico de barras implementado en el Dashboard y que
se muestran en el mismo permiten ver el avance (porcentaje) de las actividades
que conlleva cada proyecto, además dará a conocer el pago y el gasto puesto
esto en soles.
Gráficos Gauge: El gráfico gauge implementado en el
Dashboard ver el porcentaje de los proyectos, de los pagos y de los gastos. Con
respecto a los proyectos y los pagos; el color rojo indica que existen retrasos
tanto en el desarrollo de actividades y en las cuotas que tienen que pagar los
clientes, el color amarillo indica que se avanzó más del 50% y el color verde
indica que se realizó completamente al 100%. Con respecto a los gastos funciona
de manera diferente; el color verde significa que no se realizó muchos gastos,
el color amarillo indica que se está gastando más del 50% de lo que se ha
cobrado por desarrollar el proyecto y el indicativo rojo significa que se gastó
la totalidad del proyecto sin generar ganancias.
Figura 3: Gráfico Gauge utilizado en el Dashboard Digital
Sistema
Alertas: Las Alertas se encuentran al iniciar el sistema, esto de una
forma de notificación, en el cual se muestran proyectos que existen actividades
pendientes o se encuentran vencidas y necesitan su pronta observación, de igual
manera se muestran notificaciones de los pagos.
b)
Implementación de Consultas
Se llevó a cabo la elaboración de consultas en la base de datos,
con referencia a los gastos, se combinan los proyectos y pagos para conocer que
gastos se han generado. Los proyectos y los pagos son necesarios en esta
consulta para conocer de qué proyecto y de que pago se están realizando gastos.
c)
Configurar programación, actualización y seguridad
En el sistema Dashboard se han generado perfiles, el
perfil de Gerente se encarga de los módulos de los pagos, gastos, indicadores y
reportes. Al observar los reportes gráficos
permite tomar las medidas necesarias para mejorar el desarrollo de las
actividades que genera desarrollar un proyecto como son: el cumplimiento de
plazos de presentación de informes finales, al mismo tiempo esto permite
demostrar que trabajador está desarrollando sus actividades correspondientes, así
como también nos indica que proyectos faltan cancelar, están cancelados y que
gastos se pueden realizar indicando de que proyecto.
Implementación
(Deploy)
Para llevar a cabo el proceso de implementación, se procedió
a la instalación del Dashboard. La instalación del Dashboard se hizo dentro del
panel del servidor de Amazon (AWS).
Mantenimiento
(Maintain)
Una vez implantado el sistema en
la plataforma de AWS y otorgado una dirección web, el mantenimiento se realizó
periódicamente. Se llevó a cabo la capacitación al personal de la empresa sobre
el uso del Dashboard.
Este proyecto de
investigación tuvo como propósito principal mejorar el monitoreo de los
indicadores y metas de los proyectos de Consultores San Martín, puesto que la
empresa al contar con importante flujo de información de los proyectos que
brinda; obliga a la misma a
adoptar modelos de gestión que le permitan hacer un óptimo
control y monitoreo de indicadores y metas que poseen los proyectos, esto
contribuirá a la mejor toma de decisiones y del mismo modo al crecimiento de la
empresa. La herramienta empleada para el análisis estadístico de la
investigación fue “T
– Student”.
Prueba
de T- Student
Este tipo de prueba es ideal
cuando se desea comparar las medidas de dos grupos que tienen una distribución
normal con número de observaciones menores a 30 y se usa el estimador s2.
Según la prueba de muestras
independientes los resultados nos indican que el T-calculado (Tc) tiene valor
de -14.947
Este
valor lo contrastaremos con el T-tabla (Tt); Se busca
en la tabla de T-Student con 2(n-1) grados de
libertad o sea 38 y se encuentra que el valor tabular es de -1.686
al 95% de probabilidad (Tc < Tt)
Se
trabajó con una cola unilateral izquierda, puesto que H1;
µa < µd
Figura
4: Distribución T-Student
Decisión:
Si (Tc < Tt)
-14.947 < -1.686 rechazamos la hipótesis nula.
Como Tc = -14.947 es mayor que Tt=
-1.686, entonces rechazamos la H0 (Hipótesis Nula) y por consiguiente aceptamos
la Hipótesis alternativa, de esta manera se puede afirmar que: Con
el uso del Dashboard Digital si se mejorará el monitoreo de indicadores y metas
de los proyectos de Consultores San Martín E.I.R.L.
Una vez analizados los requerimientos
obtenidos y después de levantar la información se logró crear un Sistema Integral que
permitirá que la herramienta (Dashboard Digital) funcione correctamente. Usando la Metodología para el Diseño
de Dashboard de (Robalino Martínez, 2017), se ha construido
el Dashboard Digital, teniendo como principal interesado al Gerente General y a
la Asistente de Gerencia.
A continuación se muestran el
resultado de la medición, comparación y aplicación del instrumento, a los
indicadores de la investigación a fin de demostrar la validez de la hipótesis
planteada. Se aplicó una encuesta pre-test
y post-test para conocer que
opinan los clientes acerca del monitoreo de indicadores y del servicio que
brinda la empresa. Se distinguió tres dimensiones en el instrumento de
investigación, los cuales son: Calidad del Sistema, Evaluación y Satisfacción;
los resultados a continuación están presentados mediante resultados pre y post
del instrumento de evaluación.
|
Tabla 1
Fuente:
Datos obtenidos de la encuesta a clientes de la empresa son respecto a las tres
dimensiones |
||||||||||||||
Figura 5: Opinión sobre el Monitoreo de Indicadores y Metas de los
proyectos
Interpretación
y discusión
Según el resultado que
se tiene en la tabla 1 y figura 5, se detalla y evidencia el resultado del pre
y post análisis, se explicarán los resultados post, de la cual se evidencia que
el 0% de los clientes opinan que el impacto será Malo, un 35% opinan regular y
el 65% opinan que será Bueno.
El monitoreo de indicadores
y metas de los proyectos, mediante un instrumento como en este caso es el
Dashboard Digital, permite que los resultados de nuestros análisis se
conviertan en factores determinantes para el buen desempeño de la empresa, tal
y como lo aclara Tejada Dussán, (2015), para una compañía es muy valioso
contar con instrumento que contenga los indicadores de desempeño, con la cual
surjan elementos de diagnóstico y así se puedan orientar las decisiones
gerenciales. Este tablero va a ser una herramienta que va a proporcionar un
control de la gestión del negocio, control en la gestión que la fuerza de
ventas de la compañía está realizando y este se va a convertir en un facilitador
de toma de decisiones. Nuestra propuesta coincide con los resultados propuestos
por Tejada Dussán, (2015), con la implementación del tablero
de control de las ventas POS, se va a tener un manejo más rápido, eficiente y
oportuno de la información, haciendo posible que las estrategias de negocio y
las mejoras continuas puedan ser aplicadas dentro de los tiempos de operación,
lo que trae beneficios para dar cumplimiento con su misión, dar los resultados
esperados y que se cumplan las metas que se planifican cada mes; en la que se
concluye que ambas propuestas tienen como finalidad tener un manejo de la
información de manera más oportuna, rápida y eficiente, puesto que en nuestro
caso el manejo de la información es de forma diaria y con mucho más precisión. La
visualización constante de las actividades, de la generación de pagos y gastos
y el detalle de estos, permite que la empresa gestione adecuadamente su
información, de igual forma e importancia argumenta Mena Vargas, (2017), sobre el visualizar un Dashboard
o tablero de Control, “La visualización de un tablero de control de citas en el
cual se indique la especialidad, doctor, fecha/hora y estado, podrá ayudar a la
gestión de las citas médicas activas para el día en curso”.
En
primer lugar el proyecto de investigación ha permitido desarrollar un tablero
de control para el monitoreo de los indicadores y metas de los proyectos de
consultores San Martín, el cual mediante su uso marco un punto importante entre
la situación actual y la de antes, además permitió gestionar de una forma más
ordenada las actividades, los pagos y gastos que en cierta forma es la
funcionalidad operativa y táctica del manejo de la información, proporcionando
indicadores y metas, haciendo que el cumplimiento de estas ayuden a mejorar los
resultados cuantitativos y cualitativos de la empresa, así como también ayuden
a tomar mejores decisiones gerenciales. En segundo lugar,
mediante el desarrollo de un Dashboard Digital las mejoras del monitoreo de
indicadores y metas de los proyectos son palpables, porque los proyectos son
entregados a tiempo, los trabajadores realizan las actividades de acuerdo al cronograma, así como también los pagos y los
gastos son monitoreados de igual manera a los cronogramas y a las alertas
diarias; esto comprobado gracias al instrumento utilizado como es la encuesta. Además se pudo verificar y aceptar la hipótesis alterna del
estudio que con el uso de un Dashboard digital se mejorará el monitoreo de
indicadores y metas de los proyectos, por haberse conseguido mediante análisis
estadístico resultados significativos para la investigación. Finalmente,
mediante el Dashboard Digital se ha podido evaluar el impacto que esta fomenta
sobre el monitoreo de indicadores y metas de la empresa Consultores San Martín,
así como también las mejoras que permiten su uso, se concluye además que mediante
el análisis estadístico realizado, al instrumento de investigación aplicado, el
estado de malo – regular a regular – bueno será de un 55% - 45% a 35% - 65%, se
ven reflejados en la Tabla 12 y figura 35, además mediante la prueba de la
hipótesis alterna, se puede mencionar que la creación de un Dashboard resulto mucho
más favorable para el ambiente gerencial de la empresa.
A la
gerencia de la empresa Consultores San Martín, quienes me brindaron su
confianza y permitieron que este proyecto se desarrolle y ejecute.
Un agradecimiento
especial al Instituto de Investigación y Desarrollo de la
UNSM-T, que a través del Concurso de Proyectos de Investigación para Tesis a
Nivel de Pregrado 2018, y a su plana directiva se hizo posible la ejecución de
este trabajo de investigación.
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